貿易事務職の役割と仕事内容について

貿易事務職は、企業や組織において貿易業務に携わる職種を指します。貿易事務職では、国内外の取引先との調整や契約の管理、輸出入手続き業務の遂行、国際貿易の法規制や税制などの知識を活用しての輸送や物流の手配などを行います。したがって、貿易に関連する様々な業務を担当することが求められます。

貿易事務職の役割

貿易事務職の役割は、企業の輸出入業務をサポートすることにあり、具体的には輸出入書類の作成と管理、通関手続きのサポート、物流管理、コレポン業務、輸送保険の手配、在庫管理、データ入力と報告、そして貿易関連法規の遵守が含まれます。これらの業務を通じて、貿易事務職は海外取引先や物流業者との連絡を円滑に行い、輸送スケジュールの調整やトラブル対応を行いながら、企業の国際取引を円滑に進めるための重要な役割を担っています。

貿易事務職に求められる能力・スキル

■ メールや書面でのやり取りができるレベルの英語力

輸出入の際に使用される書類は全て英語で記されていることに加え、納期調整や貨物状況の確認など海外の関係者とのやり取りが発生するため、貿易事務職は日常的に業務で英語を使用することになります。基本的にはメールでのやり取りが主となりますが、貨物遅延やその他緊急事態の際は電話で海外の担当者とやり取りをする必要があります。高度な英語力は必ずしも必要ではありませんが貿易に関する用語の理解とテンプレートや事前に準備した文章に沿って最低限のコミュニケーションが図れる程度の英語力が求められます。

■ 折衝力・調整力

貿易事務の業務では社内外問わず多くの関係者とのコミュニケーションが発生します。顧客や自社生産部門、倉庫部門との納期調整、通関時の税関対応など円滑に業務を遂行するために各所との調整は避けられません。貨物遅延や損傷など時には自社と顧客の関係を脅かす事態の対応をする可能性もあります。状況に応じて柔軟かつ適切に対処する能力が求められます。

■ マルチタスク能力

貿易書類の作成、ブッキング、顧客対応などの貿易事務のお仕事は多岐に渡ります。また、書類に少しでもミスがあると通関が通らないため、高い正確性も求められます。通常、複数の顧客を同時に担当することが多いため、高い正確性が求められる業務を複数並行してに処理する必要があります。特に航空輸送の場合はリードタイムが短いため、迅速に業務を遂行しなければなりません。貨物の遅れは顧客満足度に直接大きな影響を与えるため、複雑性の高い業務でも優先順位を付け、効率的に遂行する能力が求められます。

貿易事務職の主な業務内容

貿易事務職では、国際取引に関する様々なバックオフィス業務を主に担当します。以下に貿易事務職の業務をまとめてみました。

貿易・輸出入に関する書類の作成と管理

国際取引で必要となる書類の作成と管理を行います。書類の例としては、船荷証券(B/L)・航空貨物運送状(AWB)、インボイス(請求書)、信用状(L/C)、為替手形、パッキングリスト(荷造り明細書)、原産地証明書などに加えて、貿易に必要な各種許認可を取得するのも貿易事務の業務になります。

通関手続きのサポート

税関に提出する輸出入申告書の準備申告を行い、通関手続きを進めます。また、関税や消費税の計算および支払いのサポートを行います。一部、通関士が必要となる業務となるため、貿易事務職は書類作成等のサポートを行います。

貨物輸送に関する手配・調整

船積み、航空便、トラック便など、輸送手段の手配を行います。貨物の輸送スケジュールを調整し、輸送中の貨物の状況をトラッキング・管理します。また、輸送中の貨物が損害を受けた場合に備えて、輸送保険の手配も行います。

顧客対応・コレポン業務

貨物の輸送状況や在庫状況などに関する顧客対応も貿易事務職の担当範囲となります。状況に応じて海外の取引先や物流業者とのメールや電話でのやり取り(英語を使用する事も多い)を行います。また、トラブルや遅延が発生した場合には、素早く対応します。

データ入力・管理と報告

輸出入や在庫入出庫情報などに関するデータを管理システムに入力し、必要な報告書を作成します。

国際物流における貿易事務職の位置づけ

国際物流へ挑戦する為の窓口のような職種

貿易事務職は「専門性の高い事務職」と呼ばれる事もあり、一般業務である事務と専門知識が必要な貿易関連業務の両方に関わる事ができり職種となります。その為、国際物流未経験者への募集も一定数あり、これから国際物流業界で専門性を付けていきたい方への出発点のような要素を持つ職種としても知られています。

また、貿易事務職のキャリアアップにおいては、貿易に関する専門性の追求が主な方向性となり、貿易実務担当やサプライチェーン管理、物流管理者、通関士(国家資格)などが上位職としてあげられます。

貿易事務を通して得られる経験

■ 英語を使用した業務経験

輸出入に使用される書類は全て英語で記載されており、また海外顧客やサプライヤーとのやり取りも頻繫に発生することから貿易事務の業務では日常的に英語に触れることができます。メールでのやり取りから電話対応まで段階的に業務を通じて、自身の英語力を向上させること機会が豊富であり、グローバルに活躍したいという志向をお持ちの方には貿易事務はお勧めの職種と言えます。

■ 国内外関係者との調整・交渉業務経験

貿易事務の業務では顧客との納期調整や貨物状況の確認、倉庫部門との在庫の確認など海外・国内の社内外問わず各関係者との調整が欠かせません。商習慣やコミュニケーションスタイルが異なる海外関係者と折衝することも多く、相手や状況に応じた柔軟な対応力を養うことが可能です。また、納期や貿易条件などあらゆる制約がある中でプロジェクトを成功に導く経験を積むことができます。

■ 国際物流分野での専門性

グローバル化が加速し、国境を越えたモノのやり取りが増大する昨今において物流の重要性は極めて高いものとなっています。貿易事務で身に着けることができる輸出入に関する知識はまさに国内外のモノを出入を司る国際物流の根幹とも言えます。国により異なる法規制などはあるものの貿易事務の業務内容や輸出入プロセスは国際的に統一された部分も多いため、国内だけでなく海外でも活躍することができる専門性を身に着けることができます。

まとめ

このように貿易事務は海外とのやり取りや英語を使用する機会が多く、また重要度の高い書類作成等に関わることから一般的な事務職よりも専門性の高いお仕事と言えます。グローバル化が進む中で貿易の持つ重要性は増しており、貿易事務のお仕事を経て得られる経験・スキルは長期的に価値のあるものとなるでしょう。

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